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关于推进机关后勤统一物业管理的调研

来源:  发表时间:2016-10-12  浏览次数;

                  

    一、 机关后勤统一物业管理的含义

    (一)物业管理

    物业是指已经建成并投入使用的各类房屋及其与之相配套的设备、设施和场地。物业管理是指对房屋建筑及其设备、市政公用设施、绿化、卫生、交通、生活秩序和环境容貌等管理项目进行维护、修缮的活动。广义上来说,物业管理还包括业主共同管理的过程,和委托物业服务企业或者其他管理人进行的管理过程

    物业管理的基本内容按服务的性质和提供的方式可分为:常规性的公共服务、针对性的专项服务和委托性的特约服务三大类。

    (二)物业管理与机关事务工作

    机关事务管理机关是为了保障机关规范、节约、高效地运转,而对机关资产、服务、经费进行科学管理的工作机构根据2012年机构改革“三定”方案,温州市机关事务管理局的主要职责分为十项。联系机关事务工作实际,参考我局2015年重点工作任务分解清单,以管理、服务、保障为主要工作职能的机关后勤事务,几乎涵盖了广义物业管理的所有内容,机关事务工作某种程度上就是政府对自身的物业管理。物业管理与机关事务管理工作职能的对比见附件1。

    (三)统一物业管理

    关事务管理部门的核心职责是管理,是保障机关日常工作运转而进行的规范化管理。2012年颁布的《机关事务管理条例》中明确指出,“推进机关事务的统一管理”。《机关事务管理条例》第三条规定“县级以上人民政府应当推进本级政府机关事务的统一管理,建立健全管理制度和标准,统筹配置资源。政府各部门应当对本部门的机关事务实行集中管理,执行机关事务管理制度和标准。”第十三条规定“县级以上人民政府机关事务主管部门按照规定,结合本级政府机关事务管理实际情况,统一组织实施本级政府机关的办公用房建设和维修、公务用车配备更新、后勤服务等事务的,经费管理按照国家预算管理规定执行。”第二十七条规定“县级以上人民政府机关事务主管部门应当制定统一的机关后勤服务管理制度,确定机关后勤服务项目和标准,加强对本级政府各部门后勤服务工作的指导和监督,合理配置和节约使用后勤服务资源。政府各部门应当建立健全本部门后勤服务管理制度,不得超出规定的项目和标准提供后勤服务。”不难看出,“统一”二字出现的频率极高, 机关事务“集中统一管理”的要求日益迫切。机关事务管理工作其实就是不断改进和完善“统一物业管理”的过程。

    二、我市机关后勤统一物业管理的现状

          结合物业管理基本内容与机关事务工作实际,将我市机关后勤统一物业管理的现状分类阐述如下:

    (一)房产管理

    房产是物业管理的核心资源,物业业务活动大都是围绕其展开的。我市机关后勤房产管理从五个方面体现了统一物业管理。一是办公用房统一权属登记工作对全市市直机关事业单位办公用房进行统一汇总二是办公用房清理整改工作:在全市范围内开展党政机关办公用房清理整改工作;督促指导国有企业办公用房清理整改工作多次组织开展全覆盖的检查验收,巩固了整改成果,杜绝出现反弹现象三是办公用房统一调配管理拟定腾退办公用房统一调配基本原则,确定市级机关事业单位办公用房调配计划,基本解决部分市直机关部门办公用房面积不足或在外租用办公用房的问题打破部门建楼自行安排的惯例,提高了办公用房资源配置和集约使用水平。四是办公用房统一规范使用管理盘活闲置办公用房,梳理分类市级机关事业单位可处置房产与拆迁单位积极协调,确定拆迁安置房源审核各部门的办公用房维修改造方案组织申报市直机关事业单位办公用房大中修项目经费预算。五是房产软件编制工作:房产资料是物业系统的基础数据,目前初步完成房产管理软件编制,建立办公用房数据库,为实现信息监控和动态管理奠定基础。

    (二)后勤服务

    我市机关后勤积极推进服务制度化建设进一步规范服务市场化工作2015年市行政中心后勤服务项目招标采取全新方式,在招标范围、内容和标段划分上做了调整,将卫生保洁、会议服务、绿化养护、设备设施维运,设备设施维保、采购和仓库管理整合在一起,按照一个管理区域只能有一家物业服务单位的基本原则将物业服务划分为两个标段,安保服务(含监控 、消防、停车)为单独一个标段。与以往方案相比,现方案避免了标段过多、统筹集中不足、人力资源浪费、管理分块不系统等缺陷,有助于统一管理。卫生保洁、会议服务、绿化养护、设备设施维运,设备设施维保、采购和仓库管理等后勤保障服务管理工作,服务质量标准要求符合相关规范标准、市行政中心相关服务标准及现代设备管理标准,并且要求中标单位在对现场、周边环境全面了解的情况下编制科学合理、切实可行的组织实施计划以及具体的保障措施、工作程序。

    作为管理部门,我局全面梳理后勤服务各项规章制度和标准进一步明确工作职责,优化工作流程。同时注重强化工作监督机制,多次开展服务质量检查,以奖优罚劣提高工作质量和水平为进一步强化管理、提高服务水平打下了坚实的基础。

    (三)餐厅建设

    餐厅建设从调整优化布局、统一采购、制作流程可视化、绿色蔬菜直供、厨余垃圾无害化处理、文明餐厅宣传等方面有效联动,推进统一管理,促使餐厅服务逐渐实现规范化、标准化具体做法如下:编制《“绿色餐厅”建设方案》,调整餐厅功能布局,扩大就餐面积,为广大干部职工提供舒适的就餐环境。顺利推进阳光厨房建设工程,通过多屏显示,集中展现餐厅运行实况,实行全员监督。本着公平、公开、公正原则,完善询价竞价机制,健全采购价格调整机制,有效提升经济效益。确定绿色蔬菜供应基地,实现蔬菜类物资直供,为机关干部职工提供健康优质的餐饮服务。编制餐厨垃圾无害化处理工程建设方案和生化处理设备位置示意图,积极推进污油水处理工程,保障餐厨的食品卫生安全。开展“文明餐桌”创建活动,推动餐厅整体服务水平不断提高

    (四)节能节约工作

    公共机构节能工作是我局较早实现的业务指导关系的突破。以往以接受同级党委、政府领导的指导为主,缺乏部门间、层级间的交流与合作。自从《公共机构节能条例》颁布以来,我局在全市范围内积极开展各项节能节约工作,逐渐加强了同省局、各县(市、区)局及同级层相关部门的业务联系,为不断完善体系建设、强化机构整合奠定了基础,稳步推进了管理体系的统一管理。主要工作成效如下:拟稿市政府办公室印发《关于贯彻落实〈浙江省实施《公共机构节能条例》办法〉的通知》,完成顶层设计。制定《温州市2015年公共机构节约能源资源工作要点》,把节能目标考核纳入政府工作目标责任制考核内容将节水工作纳入2015年“平安温州”考核体系。积极推动市、县两级示范单位创建工作,完善县(市、区)级示范单位创建标准,各级示范单位创建工作形成按计划、有步骤、呈梯次,向前推进的良好态势。协调发改、经信、住建、财政等部门,在公共机构新建建筑和既有办公建筑维修改造中严格执行绿色建筑标准,进一步降低公共机构能耗。太阳能光伏发电项目建设目前市行政中心各县(市、区)已进入不同阶段的推进当中。

    (五)公务用车制度改革

    早在2012年4月,按照“近程货币化、远程市场化”的改革思路,我市就出台了《关于温州市市级机关公务用车制度改革的实施意见》及8个配套子文件全面启动市级机关公车改革。可以说,本次车改工作初步完成了涉改车辆人员、用车补贴的统一管理,促进合理有效配置资源,降低行政成本,推进廉洁型机关和节约型社会建设

        2014年7月国家出台关于全面推进公务用车制度改革的指导意见》和《中央和国家机关公务用车制度改革方案。我局根据中央车改最新精神,参照省车改办部署,本年度稳步推进新一轮公务用车制度改革公务用车服务公司逐步走向市场化经营,继续整合留用车辆管理,建立公务用车统一管理平台,强化统筹安排,提高车辆利用率和节约成本,实现更深层次的统一管理

    (六)大院信息化建设

        在当前信息化社会的大背景下,如何充分运用信息和通信技术手段感测、分析各项关键信息,对广大干部职工的各种需求做出智能反应,成为了目前推进后勤服务统一物业管理的一大课题。在充分考虑安全性、先进性的前提下,市行政中心“智慧大院”、“智能后勤”项目正在稳步推进中。

    “智慧大院”建设主要内容:建立行政中心云数据中心,建成全覆盖WIFI无线网络系统;更新升级智能IC卡,逐步建立行政中心多屏信息发布系统、智慧停车管理系统、阳光化监控识别系统、人员出入管理系统、快递管理系统、智慧餐厅管理系统等,打造智能化“一卡通”管理平台;研发手机终端APP,打造“移动服务”端,建立指尖上的机关事务管理局。引进智能“E箱柜”快递管理系统,实现智能收取件服务。

    “智能后勤”建设主要内容:升级门户网站和政务微博、微信等平台,打造有特色有影响有效率的“网上管理局”,集宣传平台、学习交流平台、政务公开平台和政务监督平台为一体依托OA系统和局门户网站,建设网络化的大院服务平台、大院管理平台、内部管理平台开发应用软件,实现移动办公,推进全市“智能后勤”建设。

    (七)大院改造建设

    为加强统一物业管理,合理资源配置,提升整体形象对市行政中心地下室进行改造形成3200平方米的综合服务区。主要包括后勤配套服务用房和集中管理的仓库用房,计划将超市、理发室、通讯、银行等10余家服务单位集中迁入计划年内建成投用。

    解决绣山路的通行安全、机关大院停车难和人防等问题,实现更加有效便民的统一物业管理,本年度启动地下停车场建设工程。该工程将打通行政中心地下空间,连接市政府大院和人民大会堂

    (八)大院主题建设

    优化大院环境、规范后勤服务提升统一物业管理水平创建更加安全舒适的大院环境,机关大院进行了文明大院”、“平安大院”两大主题建设。

        “文明大院建设主要内容:借鉴国际上的先进经验,在提出文明大院建设倡议书和出台《温州市行政中心管理公约》基础上,创新“文明大院”建设载体,倡导“共享共建共管”理念,通过加大宣传力度、优化大院环境、增添文化气息、强化节约节能等手段,创建更加文明、和谐的大院环境。

        “平安大院建设主要内容:运行国际上的通行做法,吸收外地和国际上安保、防恐的先进经验和做法,加强人员、车辆出入管理,解决“门难进”问题,提升人性化管理水平。推进智慧安保建设,进一步加强和规范行政中心安全保卫工作。强化依法管理,做到人防、物防、技防并举,创造一个高效、平安、有序的工作环境。

    (九)自身建设

    具有机关后勤属性的统一物业管理,不仅意味着对管理对象、管理内容、管理方式的统一,还包括对管理者自身的统一管理与建设,包括队伍建设、系统建设、法制化建设等。

    当前我局队伍建设的主要成效:顺利完成党的群众路线教育实践活动认真开展“三严三实”专题教育持续抓好党风廉政建设;系统建设主要内容:在系统内不断完善培训教育长效机制积极推进调查研究工作全面加强全市系统信息工作着力强化团队文化建设法治化建设的主要做法:成立“法治后勤”建设领导小组建立市机关事务管理工作监督员制度制定全局制度梳理计划表建立健全机关事务管理工作监督员制度、调研工作制度等多项规章制度。

    三、问题与建议

    一)信息化统一建设需进一步加强

    不论是统一房产管理、公共机构节能、公务用车制度改革的相关管理软件,还是“智慧大院”与“智能后勤”等各类信息集成的综合管理平台,都依赖于信息化建设。由于信息化建设专业性强、更新速度快以及报批流程较复杂等原因,导致了目前信息化相关工作进展差强人意的局面。例如,房产管理软件编制工作已初步完成,目前处于调试阶段,可以满足数据录入与查询等需要。但考虑到房产情况的复杂性与时效性,使用者有全面掌握、动态智能查看的需求,这就需要当前房产管理软件与时俱进,加快对相关信息化工作的深入开发。“智慧大院”建设目前已完成方案设计与可行性文件编制工作。在推进整体方案落地的同时,已确定全覆盖WIFI无线网络系统建设实施主体并完成方案编制;建成主楼大厅LED信息发布系统平台,丰富信息宣传方式“智能后勤”建设目前已实现局门户网站漏洞修补和后台优化,进一步提高网站运行速度,有助于健全大院服务平台和内部管理平台。各项工作虽稳步开展,但仍与预期进度有一定距离。需要从增加人力投入、开展知识培训、其他部门配合等方面综合考虑,进一步加强信息化统一建设。

    (二)后勤服务统一管理模式仍需不断探索创新

    当前我局后勤服务的标准化建设、社会化服务,与“智慧大院”、“智能后勤”、“文明大院”、“平安大院”建设等关系密切。我局以推进物业服务标准化建设为抓手,着力推进后勤服务统一管理。通过完善服务监督制度,强化教育培训、业务指导、交叉考核、建章立制,提升行政中心后勤服务管理水平,从而全面提高服务保障能力。但由于行政中心建成时间已超过10年,各项设备设施出现不同程度的老化等问题,故障率有所上升,加之专业性较强,普通服务人员虽第一时间到位却不能对设备设施突发状况进行有效控制。另外,由于服务人员收入偏低,导致人员稳定性差,易出现人才流出而素质下滑、服务质量下降等现象。

    本年度进行的新一轮后勤服务招标工作,摒弃以往按多区域、多专业、多标段划分方式,尽量避免出现统筹不足、资源浪费、职责不清等现象。目前将标段分为院内物业服务、院外(大会堂、南辅楼、发展大楼、水利大楼、住建大楼、信访大楼)物业服务、院内院外安保服务(含监控、消防、停车管理)三个标段,相对来说更符合统一物业管理的要求。与此同时,变更标段划分也是更大的挑战。原有管理模式及物业公司运营模式已无法作为参考,需要重新进行管理职责划分、业务内容划分、统筹协调机制的调整,对于服务人员的队伍组成与业务素质也有了更高要求。在招标工作完成后,仍需我们进行不断的探索与创新,结合管理与服务实践,探索更加适应保障机关正常运行的后勤服务统一管理模式。

    (三)队伍建设统一管理亟待实现

    市机关后勤发展中心市机关事务管理局下属事业单位,一直以来在市机关事务管理局领导下与局机关各科室共同开展各项机关后勤管理事务。由于办公地点分散、工作内容易交叉等原因,容易出现服务效率低下、资源浪费、责任不清等问题。例如,办理业务找不到对口科室,不知是局机关处室还是后勤发展中心相关科室;文件审批流程环节模糊,不知是局机关处室负责人审批还是后勤发展中心负责人审批,诸如此类现象。将温州市机关事务管理局机关和温州市机关后勤发展中心进行机构、人员整合,建立大处室工作制,将有利于加强队伍建设,调动大家工作积极性,提高工作质量与效率。

    目前我局已初步形成合署办公方案,后续需在工作人员岗位分工、责任到人、奖惩机制等方面大胆探索与实践,不断完善各项工作制度。为推进机关事务工作管理体制的改革与创新,同时考虑到当前工作任务的艰巨性与紧迫性,合署办公的队伍建设统一管理亟待实现。

    (四)统一管理范围可适当扩大

    《机关事务管理条例》第十七条中规定“县级以上人民政府机关事务主管部门按照职责分工,制定和组织实施机关资产管理的具体制度,并接受财政等有关部门的指导和监督。”

    目前我局涉及到的机关资产主要是机关房产、公务用车等。考虑到物业管理的广义范畴以及机关工作特点,可考虑将当前机关后勤统一物业管理范围扩大化,将办公设备、电器设备等办公资产一并纳入统一管理。2014年永嘉县针对行政事业单位的办公设备、办公家具等办公资产开始进行大刀阔斧的改革,探索办公资产管理新模式,实现办公资产所有权、收益权、处置权的归口统管,这在全省机关事务管理系统尚属首创。这对规范机关货物购买、规范机关事务工作、保障机关正常运行、降低机关运行成本、建设节约型机关、促进党风廉政建设均有重大意义。可参考永嘉县局“统一安排经费、统一产权管理、统一购置、统一标准、统一处置”的“五统一”新型管理模式,结合我局工作实际,逐步将办公资产的统一管理纳入机关后勤统一物业管理的范围。

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